Ochrana osobních údajů

1. Kdo za údaje odpovídá

Provozovatelem Kádru (kadr.cz) je EISODOS s. r. o., IČO 04999282, DIČ CZ04999282, se sídlem Šumavská 190/1, Háje, 350 02 Cheb (dále „provozovatel“ nebo „my“).

Kádr zpracovává údaje ve dvou rolích a je dobré je rozlišit:

• Údaje členů klubu (děti, rodiče, trenéři — docházka, týmy, platby příspěvků, zprávy, fotky, zdravotní karta…) zapisuje a používá klub. Klub je jejich správcem; my jsme jeho zpracovatel a zacházíme s nimi jen podle pokynů klubu a těchto pravidel. Na otázky k nim vám nejlépe odpoví váš klub — informace klubu najdete v aplikaci (Nastavení → Děti a údaje).
• Údaje o vašem účtu (e-mail, jméno, přihlašování, zařízení), požadavky na podporu a technické záznamy o provozu spravujeme my.

Napište nám přes formulář podpory (funguje i bez účtu; po přihlášení v sekci Podpora vidíte i naše odpovědi), nebo písemně na adresu sídla.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Účet: jméno, e-mail, způsob přihlášení (odkaz e-mailem, heslo uložené jen jako otisk, přístupový klíč, dvoufázové ověření), přihlášená zařízení; telefon jen pokud ho sami zadáte.
• Dítě: jméno, příjmení, datum narození, pohlaví (jen když ho klub nebo rodič zapíše — kvůli soutěžím děleným na dívky a chlapce), zařazení do týmů, docházka a omluvy, domácí cvičení, odznaky a pochvaly trenéra, velikosti oblečení, kdo smí dítě vyzvednout. Trenérská karta (výška, u starších i váha, poznámky trenéra o hře) jen v rámci klubu.
• Fotka dítěte jen s vaším souhlasem — zvlášť pro klub a zvlášť pro veřejnou stránku klubu.
• Zdravotní karta (alergie, léky, omezení, prohlídka) jen tehdy, když ji vyplníte a výslovně souhlasíte — a vidí ji jen kluby, které vyberete.
• Platby příspěvků: předpisy, variabilní symboly, zaplacené částky, žádosti o úlevu. Když klub napojí bankovní účet, i příchozí platby na jeho účet.
• Komunikace: zprávy klubu a týmu, soukromé zprávy s trenérem, chat týmu, bazar a požadavky na podporu; přílohy ke zprávám a událostem (PDF a obrázky, které trenér nebo klub přiloží — třeba itinerář výjezdu).
• Záznamy o přístupech: kdo si otevřel údaje dítěte (vidíte je v „Kdo se díval“).
• Technické údaje: IP adresa krátkodobě pro ochranu proti zneužití přihlašování; anonymní údaje o rychlosti stránek a chybách (bez obsahu a bez osobních údajů).

3. Proč a na jakém základě

• Provoz aplikace a vašeho účtu — plnění smlouvy (těchto podmínek).
• Evidence a organizace klubu — za klub, na základě členství (smlouva a oprávněný zájem klubu); my jako zpracovatel.
• Fotky, zdravotní karta a hra ve vyšší kategorii — váš souhlas. Jen u nich ho klub chce, protože jen u nich ho chce zákon; můžete ho kdykoli odvolat a zdravotní karta se odvoláním smaže. Informace o zpracování, kterou v aplikaci potvrzujete, souhlas není — potvrzujete jen, že jste ji četli.
• Bezpečnost (brzda přihlašování, záznamy o přístupech, zálohy) — oprávněný zájem chránit údaje před zneužitím a ztrátou.

4. Komu údaje předáváme

Údaje neprodáváme, nepoužíváme k reklamě ani k profilování. Pomáhají nám tito zpracovatelé:

• INTERNET CZ, a.s. (Forpsi) — server, na kterém Kádr běží, v České republice.
• Resend, Inc. (USA) — odesílání e-mailů z Kádru (přihlašovací odkazy, oznámení). Dostane adresu příjemce a text e-mailu.
• Push služby prohlížečů (Google, Apple, Mozilla) — doručení upozornění, jen když je zapnete. Obsah upozornění je šifrovaný.
• Banka klubu — jen když klub napojí svůj účet; čteme pohyby na účtu klubu, nic neodesíláme.

Údaje ukládáme v EU (v České republice). Mimo EU odchází jen e-mail při odeslání přes službu Resend; předání se opírá o rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů nebo o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí. Než zapneme další službu, která by s údaji pracovala (například platbu kartou nebo SMS), tyto zásady doplníme.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• Účet — dokud ho máte; po zrušení se anonymizuje.
• Údaje dítěte v klubu — po dobu členství; trenérská karta, testy a cvičení 2 roky po odchodu z oddílu.
• Zdravotní karta — 30 dní po skončení posledního členství (dřív, když souhlas odvoláte).
• Zprávy — 12 měsíců, i s přílohami; přílohy k události zůstávají s událostí, dokud je trenér nebo klub nesmaže; fotky z akcí rok po akci; oznámení v aplikaci 180 dní.
• Ohlášené nepřítomnosti rok po jejich konci; odvolaná přihlášení a odpojená zařízení 90 dní.
• Žádost o přijetí do klubu 30 dní od podání, vyřízená i nevyřízená; pak se smaže celá.
• Přihlašovací odkaz den a pokus o přihlášení z telefonu den po vypršení; pozvánky a ostatní odkazy nejvýš 30 dní po vypršení nebo zrušení. Odběr kalendáře platí, dokud ho nezrušíte (nejdéle deset let).
• Záznamy o tom, kdo si údaje prohlížel, 90 dní; záznamy o tom, kdo v klubu co zapsal nebo rozhodl, 5 let.
• Doklady klubu (docházka, zápisy o utkání, platby, podpisy, souhlasy) 10 let — účetní lhůta. Po odchodu nebo výmazu se nemažou, ale zůstanou bez jména.
• Noční zálohy leží na serveru Kádru a jejich šifrovaná kopie na druhém serveru téhož poskytovatele v Česku; obojí se drží 14 dní. V záloze tedy může smazaný údaj zůstat ještě do 14 dnů.

6. Vaše práva

• Kopie údajů — stáhnete si ji v aplikaci (Nastavení → Děti a údaje → Stáhnout kopii údajů), čitelně i strojově (přenositelnost). Obsahuje všechno, co o dítěti vedeme, včetně poznámek trenéra.
• Oprava — v aplikaci, nebo u správce klubu.
• Výmaz — údaje dítěte i svůj účet smažete v aplikaci sami a hned. Doklady (docházka, zápisy o utkání, platby, podpisy, souhlasy) se nemažou, ale zůstanou bez jména.
• Odvolání souhlasu (fotky, zdravotní karta, vyšší kategorie) — kdykoli v aplikaci.
• Námitka a omezení zpracování — napište nám nebo klubu.

Žádost, kterou nevyřídíte sami v aplikaci, vyřídíme do 30 dnů. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7).

7. Děti

Účet zakládá dospělý. Dítě používá Kádr jen v dětském režimu, který zapíná a vypíná rodič PINem; vidí jen své jméno, program, cvičení a odznaky — žádné zprávy, žádné cizí profily, žádné hodnocení. Hráč od 15 let může mít vlastní účet; o souhlasech a výmazu údajů do 18 let dál rozhoduje rodič.

8. Cookies

Používáme jen nezbytné cookies: přihlášení (kadr_token), rozlišení účtu a dětského režimu v prohlížeči (kadr_relace) a krátkodobou výzvu při přihlášení přístupovým klíčem (kadr_vyzva). Žádné reklamní ani analytické cookies třetích stran, proto se na souhlas s cookies neptáme.

Na veřejných stránkách (úvod, Najít klub, stránka klubu) počítáme jen anonymní souhrnné návštěvy: kolikrát se která stránka za den zobrazila, bez cookies, bez IP adresy a bez údajů o prohlížeči — nikoho tím nesledujeme a u stránky klubu neukládáme ani to, o který klub šlo. Počty držíme 400 dní. Když má prohlížeč zapnuté „Nesledovat“ nebo Global Privacy Control, nepošle ani to.

9. Zabezpečení

Spojení je šifrované, hesla ukládáme jen jako otisk, nabízíme přístupové klíče a dvoufázové ověření, přístup k údajům dítěte se zaznamenává a každou noc zálohujeme. Podrobný popis opatření je v příloze III zpracovatelské smlouvy. Kdyby přesto došlo k úniku, který by vás mohl ohrozit, dáme vám i úřadu vědět.

10. Změny zásad

Když zásady podstatně změníme, dáme vědět v aplikaci předem. Platí vždy verze na této stránce s uvedeným datem účinnosti.